TRƯỜNG ĐẠI HỌC TDTT ĐÀ NẴNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG HÀNH CHÍNH, TỔNG HỢP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 01/QĐ-HCTH
QUY ĐỊNH
Về chế độ công tác của Phòng Hành chính, Tổng hợp
(Ban hành lần thứ 2)
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng.
1. Quy định này quy định nguyên tắc, lề lối, trách nhiệm làm việc, quan hệ công tác, thủ tục giải quyết công việc và phân công nhiệm vụ cụ thể của Phòng Hành chính, Tổng hợp (HCTH), Trường Đại học TDTT Đà Nẵng (sau đây gọi tắt là Phòng).
2. Quy định này áp dụng đối với cán bộ, viên chức, người lao động thuộc Phòng và các đơn vị, cá nhân có quan hệ giải quyết công việc với Phòng.
3. Những nội dung liên quan không đề cập trong Quy định này thực hiện theo quy định của Nhà trường và quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 2. Nguyên tắc và lề lối làm việc
1. Nguyên tắc làm việc: Phòng HCTH làm việc theo chế độ thủ trưởng, tuân thủ các quy định của Trường Đại học TDTT Đà Nẵng và quy định của pháp luật. Mỗi công việc của phòng đều phải được phân công người chịu trách nhiệm trực tiếp và người chịu trách nhiệm quản lý.
a) Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm về toàn bộ các công việc của Phòng theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được Hiệu trưởng giao (không bao gồm trách nhiệm và quyền hạn Kế toán trưởng), là người đại diện Phòng đề xuất, làm việc trực tiếp với Đảng uỷ, Ban Giám hiệu và quan hệ giải quyết công việc với các đơn vị trong và ngoài Trường. Trưởng phòng được ủy quyền cho Phó trưởng phòng là người đại diện Phòng quan hệ giải quyết một số công việc của Phòng nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc đã ủy quyền.
b) Tất cả các đề xuất, hồ sơ, văn bản (triển khai nhiệm vụ thuộc lĩnh vực Trưởng phòng chịu trách nhiệm tham mưu giải quyết) phải được Trưởng phòng xem xét và ký trước khi trình Hiệu trưởng duyệt hoặc gửi cho các đơn vị; Những đề xuất, hồ sơ, văn bản, nếu thấy cần thiết sửa đổi, bổ sung, Trưởng phòng yêu cầu điều chỉnh, sửa đổi trước khi trình Hiệu trưởng hoặc gửi cho các đơn vị.
c) Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng tham mưu, quản lý, triển khai một hoặc một số lĩnh vực công tác của Phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về công việc được giao.
Trường hợp Ban Giám hiệu làm việc và phân công trực tiếp cho Phó trưởng phòng nào thì Phó trưởng phòng đó phải chịu trách nhiệm thi hành và có trách nhiệm báo cáo với Trưởng phòng, đồng thời chịu trách nhiệm trước Ban giám hiệu về kết quả giải quyết công việc của mình.
d) Kế toán trưởng độc lập triển khai trách nhiệm, quyền hạn của Kế toán trưởng và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng, trước pháp luật về công tác kế toán, tài chính của Trường.
đ) Viên chức trong Phòng được phân công trực tiếp đảm nhận một hoặc một số lĩnh vực công việc của Phòng phù hợp với tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp được bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước người phụ trách trực tiếp về công việc được phân công.
e) Người lao động trong Phòng, tùy thuộc vào nội dung hợp đồng lao động đã ký, được phân công trực tiếp thực hiện một hoặc một số công việc của Phòng trong một thời gian nhất định và chịu trách nhiệm trước người trực tiếp phụ trách về công việc được phân công.
2. Lề lối làm việc:
a) Đề cao tinh thần trách nhiệm, linh hoạt, sáng tạo, hiệu quả trong thực hiện nhiệm vụ.
b) Xây dựng phương pháp làm việc khoa học, dân chủ, đúng nguyên tắc.
c) Đoàn kết, hợp tác, hướng dẫn, giúp đỡ đồng chí, đồng nghiệp trong công tác.
Điều 4. Quy định chung về trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, cán bộ quản lý, viên chức và người lao động thuộc Phòng có trách nhiệm sau:
a) Chủ động giải quyết công việc được phân công theo đúng trình tự, thủ tục, phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền, chấp hành đúng các quy định của Nhà nước và của Nhà trường.
b) Chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện công việc của mình và liên đới chịu trách nhiệm kết quả thực hiện những công việc chung trong tập thể có liên quan hoặc tham gia phối hợp.
c) Có thái độ nhã nhặn, ân cần khi giao tiếp để giải quyết công việc, không gây phiền hà, sách nhiễu đối với người đến liên hệ giải quyết công việc; giải quyết công việc tích cực, đúng hẹn.
d) Giữ gìn bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước, không mang tài liệu, hồ sơ, tài sản của cơ quan đi nơi khác hoặc cung cấp cho cơ quan, cá nhân khác khi chưa có ý kiến của Trưởng phòng, Hiệu trưởng.
đ) Phải đeo thẻ viên chức khi đến cơ quan làm việc, có tác phong lịch sự, khiêm tốn, trang phục công sở.
Điều 5. Trách nhiệm và thủ tục giải quyết một số công việc của Phòng.
1. Xây dựng văn bản triển khai nhiệm vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng:
Cán bộ lãnh đạo phòng được phân công phụ trách lĩnh vực công tác nào thì chịu trách nhiệm chủ động dự thảo văn bản (thông báo, kế hoạch, quyết định, quy định, quy chế, đề án …) thuộc lĩnh vực công tác đó và chịu trách nhiệm đôn đốc, theo dõi, đề xuất xử lý phát sinh, sơ kết, tổng kết thực hiện. Trình tự triển khai như sau:
Bước 1. Chuẩn bị.
Căn cứ nhiệm vụ phân công, kế hoạch công tác hàng năm, nhiệm vụ đột xuất và chỉ đạo của Ban giám hiệu, Phó phòng phụ trách bộ phận xác định hoặc hội ý với Trưởng phòng để xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi, thời gian và thể loại văn bản triển khai;
Bước 2. Dự thảo văn bản.
Phó trưởng phòng dự thảo hoặc phân công chuyên viên dự thảo văn bản, tự kiểm tra nội dung, thể thức văn bản;
Bước 3. Kiểm tra.
Trưởng phòng kiểm tra, ký tắt và giao văn thư trình ký văn bản. Đối với một số văn bản quan trọng, Phó trưởng phòng và Trưởng phòng phải ký phiếu đề xuất phê duyệt văn bản để làm rõ những yêu cầu trước khi Hiệu trưởng ký phê duyệt.
Bước 4. Trình ký.
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức, lỗi văn bản (nếu có lỗi trả lại bộ phận soạn thảo để chỉnh sửa lại) và trình Ban Giám hiệu ký; thông báo cho Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng về kết quả trình ký.
Bước 5. Phát hành văn bản.
Bộ phận văn thư có trách nhiệm phát hành văn bản theo địa chỉ "nơi nhận"; Bộ phận soạn thảo có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra phát hành văn bản để đảm bảo văn bản ban hành kịp thời, đúng địa chỉ.
Bước 6. Theo dõi, xử lý, đánh giá thực hiện văn bản.
Phó phòng phụ trách bộ phận soạn thảo văn bản có trách nhiệm theo dõi quá trình triển khai thực hiện; đề xuất xử lý những phát sinh, vướng mắc trong quá trình thực hiện (nếu có); sơ kết, tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm.
Bước 7. Lưu hồ sơ.
Bộ phận văn thư lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành; Bộ phận soạn thảo văn bản có trách nhiệm lưu hồ sơ giải quyết công việc làm tài liệu phục vụ công tác khác.
2. Thủ tục và trách nhiệm triển khai thực hiện nhiệm vụ theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu.
Bước 1. Tiếp nhận nhiệm vụ và phân công công việc.
Khi có văn bản đến hoặc nhiệm vụ đột xuất, căn cứ bút phê và nội dung chỉ đạo của Hiệu trưởng, Trưởng phòng tùy theo tính chất, nội dung, phạm vi và yêu cầu thời gian thực hiện để phân công nhiệm vụ.
a) Nhiệm vụ thuộc lĩnh vực bộ phận nào thì hội ý với Phó trưởng phòng phụ trách bộ phận đó để triển khai thực hiện.
b) Đối với nhiệm vụ có phạm vi giải quyết công việc cần đến nhiều bộ phận, và sự phối hợp với các đơn vị khác. Trưởng phòng hội ý với một số Phó trưởng phòng, mời trưởng đơn vị khác và viên chức, người lao động liên quan để thống nhất phương án triển khai nhiệm vụ. Trong trường hợp cần thiết, Trưởng phòng mời Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng dự để chỉ đạo thực hiện.
c) Đối với đề xuất công việc cần phải ban hành văn bản để giải quyết thì thực hiện như Khoản 1 Điều này.
Bước 2. Theo dõi, kiểm tra thực hiện.
a)Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo bút phê văn bản đến hoặc chỉ đạo của Hiệu trưởng.
b) Đối với Bộ phận được giao triển khai, Phó trưởng phòng phụ trách bộ phận có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc thực hiện; đề xuất xử lý những phát sinh, vướng mắc trong quá trình thực hiện (nếu có).
Bước 3. Lưu hồ sơ công việc.
Bộ phận văn thư lưu trữ hồ sơ theo quy định hiện hành; Bộ phận giải quyết công việc có trách nhiệm lưu hồ sơ giải quyết công việc (bao gồm cả biên bản phương án giải quyết công việc) làm tài liệu phục vụ công tác khác.
3. Thủ tục và trách nhiệm xây dựng Chương trình công tác:
Trưởng phòng giao Phó trưởng phòng phụ trách Bộ phận Hành chính là đầu mối xây dựng Chương trình công tác tuần, tháng, năm của Trường và theo dõi thực hiện Chương trình công tác.
a) Lịch công tác tuần: Vào thứ 5 hàng tuần, Chuyên viên tổng hợp căn cứ đăng ký của các đơn vị để dự thảo Lịch công tác tuần và chuyển lên Ban Giám hiệu duyệt; sau khi được duyệt, Chuyên viên trình Trưởng phòng hoặc Phó phòng rà soát lần cuối trước khi chuyển lên mạng nội bộ.
b) Chương trình công tác hàng tháng:
- Vào tuần cuối hàng tháng, Chuyên viên tổng hợp căn cứ báo cáo của các đơn vị để dự thảo Báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ của tháng và triển khai những nhiệm vụ trọng tâm tháng tiếp theo.
- Phó trưởng phòng kiểm tra, đối chiếu với kết luận triển khai nhiệm vụ tháng trước và Chương trình công tác năm để bổ sung Báo cáo tổng hợp. Trưởng phòng kiểm tra lần cuối trước khi trình cuộc họp giao ban Trường.
- Phó phòng chịu trách nhiệm báo cáo tổng hợp và làm thư ký ghi biên bản các cuộc họp giao ban Trường; căn cứ kết luận của Hiệu trưởng để dự thảo Thông báo kết luận giao ban tháng; Trưởng phòng kiểm tra dự thảo, ký tắt và trình Hiệu trưởng ký ban hành.
c) Chương trình công tác năm:
- Vào đầu tháng 11 hàng năm, Trưởng phòng tham mưu trình Hiệu trưởng ký Thông báo đến các đơn vị trong toàn trường về xây dựng Chương trình công tác năm sau.
- Chuyên viên tổng hợp tiến hành dự thảo Chương trình công tác năm trên cơ sở báo cáo của các đơn vị và nhiệm vụ trọng tâm của Trường.
- Phó trưởng phòng rà soát, kiểm tra, bổ sung dự thảo lần thứ nhất.
- Trưởng phòng kiểm tra, bổ sung dự thảo lần thứ hai.
- Tổ chức lấy ý kiến của Ban giám hiệu và trưởng các đơn vị trong cuộc họp giao ban cuối năm để bổ sung dự thảo lần thứ ba.
- Trưởng phòng rà soát lần cuối và ký đề xuất trình Hiệu trưởng phê duyệt ban hành Chương trình công tác năm.
4. Thủ tục và trách nhiệm giải quyết các đề xuất triển khai công việc (không bao gồm đề xuất mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ và sửa chữa cơ sở vật chất).
Bước 1: Tiếp nhận đề xuất, xử lý ban đầu.
Trưởng phòng giao Phó phòng phụ trách bộ phận tiếp nhận giải quyết đề xuất liên quan đến lĩnh vực công tác mình phụ trách; kiểm tra thực tế về nội dung và nhu cầu giải quyết; xác định phương thức giải quyết, thẩm quyền giải quyết; đề xuất giải quyết.
Nếu thuộc phạm vi công việc đã giao Phó phòng giải quyết (quy định trong Bảng phân công nhiệm vụ của Phòng) thì giải quyết ngay trong ngày, không cần đề xuất Trưởng phòng.
Bước 2. Trưởng phòng tiếp nhận và giải quyết đề xuất.
a) Nếu thuộc phạm vi công việc Trưởng phòng giải quyết thì đề xuất giải quyết ngay trong ngày, đối với công việc cần phải có thời gian kiểm tra xử lý, thì phạm vi giải quyết hoặc trả lời không quá 02 ngày làm việc.
b) Nếu công việc thuộc phạm vi giải quyết của Ban Giám hiệu thì Trưởng phòng ký và trình Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng chỉ đạo giải quyết ngay trong ngày, đối với công việc cần phải có thời gian kiểm tra xử lý thì thời gian giải quyết hoặc trả lời không quá 02 ngày làm việc.
c) Nếu xác định cần phải ban hành văn bản để giải quyết thì thực hiện các bước như Khoản 1 Điều này.
Bước 3. Theo dõi, kiểm tra thực hiện.
Phó phòng phụ trách bộ phận có trách nhiệm triển khai, theo dõi triển khai các nội dung công việc theo đề xuất đã được duyệt; đề xuất xử lý những phát sinh, vướng mắc trong quá trình thực hiện (nếu có) và lưu hồ sơ công việc.
Điều 6. Quy định về chấp hành thời gian làm việc
1. Phòng HCTH thực hiện chế độ làm việc 40 giờ/tuần theo chế độ công tác của Trường và các kế hoạch điều động công tác khác của Hiệu trưởng. Mỗi cán bộ, viên chức, người lao động trong Phòng có trách nhiệm chấp hành đúng thời gian làm việc của Trường; không được sử dụng thời gian làm việc công để làm việc riêng.
2. Cán bộ, viên chức, người lao động trong Phòng khi có nhu cầu nghỉ việc để giải quyết công việc cá nhân từ 02 ngày làm việc trở lên phải kết hợp nghỉ chế độ phép năm hoặc có đơn xin nghỉ giải quyết việc riêng và làm bù vao thời gian thích hợp; nghỉ 01 ngày hoặc buổi phải được sự đồng ý của Trưởng phòng hoặc người phụ trách trực tiếp.
3. Việc điều động làm thêm giờ phải căn cứ vào nhu cầu công tác, có đề xuất do Phụ trách bộ phận và Trưởng phòng ký được Hiệu trưởng duyệt.
Điều 7. Quy định về chế độ giao ban, thông tin, báo cáo.
1. Chế độ giao ban và cung cấp thông tin:
a) Trưởng phòng giao ban với các Phó trưởng phòng 01 lần/tuần vào 14h30 thứ 6 hàng tuần; giao ban toàn phòng 01 lần/tháng vào thời điểm đầu tháng.
Trong các buổi họp giao ban trên, Trưởng phòng có trách nhiệm cung cấp thông tin, phổ biến, quán triệt các chủ trương, kế hoạch công tác của Đảng ủy, Ban giám hiệu và của cấp trên cho các thành viên dự họp. Mỗi thành viên dự họp có trách nhiệm báo cáo, trao đổi thông tin, đề xuất triển khai công việc thuộc lĩnh vực được phân công.
Khi cần thiết, Trưởng phòng triệu tập họp mặt một vài bộ phận hoặc toàn thể viên chức và người lao động trong Phòng để phổ biến, quán triệt triển khai quyết định của Đảng ủy, Ban giám hiệu.
b) Hàng tuần, các Phó trưởng phòng có trách nhiệm giao ban với toàn thể viên chức, người lao động thuộc Bộ phận mình phụ trách vào thời gian thích hợp. Phó phòng có trách nhiệm cung cấp thông tin cho viên chức, người lao động thuộc bộ phận mình và tiếp thu thông tin, nguyện vọng của họ.
c) Cán bộ quản lý, viên chức, người lao động nếu phát hiện những vấn đề trong hoạt động của Phòng hoặc của Trường mà bản thân thấy cần thiết phải báo cáo thì phải kịp thời báo cáo Phó trưởng phòng phụ trách hoặc Trưởng phòng. Đối với những thông tin bảo mật, nếu xét thấy cần thiết thì trực tiếp báo cáo Hiệu trưởng.
2. Trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo.
a) Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất các lĩnh vực công tác của Phòng.
b) Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về chế độ báo cáo trong lĩnh vực tài chính, kế toán.
c) Phó trưởng phòng thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất về lĩnh vực công tác được giao phụ trách và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nội dung, tiến độ báo cáo.
d) Viên chức và người lao động có trách nhiệm báo cáo việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ được phân công tại các cuộc họp giao ban hoặc theo yêu cầu của Phó phòng phụ trách hoặc Trưởng phòng. Trường hợp cần thiết, Trưởng phòng yêu cầu báo cáo bằng văn bản.
Điều 8. Phân công nhiệm vụ.
Kèm theo quy định này là Bảng phân công nhiệm vụ của Phòng Hành chính, Tổng hợp.
Điều 9. Quan hệ công tác của Lãnh đạo Phòng
1. Quan hệ với Ban giám hiệu: Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Phòng với Ban Giám hiệu là quan hệ giữa cấp dưới với cấp trên trực tiếp. Lãnh đạo Phòng tuân thủ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Hiệu trưởng và các thành viên Ban giám hiệu theo quy chế làm việc của Nhà trường.
2. Quan hệ với các đơn vị trong Trường: Quan hệ giữa Lãnh đạo Phòng với các đơn vị khác trong Trường là quan hệ phối hợp. Lãnh đạo Phòng có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ các đơn vị khác trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao để cùng hoàn thành nhiệm vụ chung.
3. Quan hệ giữa Lãnh đạo Phòng với Chi bộ: Chi bộ Đảng trong Phòng lãnh đạo toàn diện các lĩnh vực công tác của Phòng. Lãnh đạo Phòng có trách nhiệm nghiêm túc thực hiện Nghị quyết của Chi bộ.
4. Quan hệ giữa Lãnh đạo Phòng với Tổ công đoàn:
a) Lãnh đạo Phòng có trách nhiệm phối hợp với Tổ Công đoàn quan tâm, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho CBVCLĐ trong phòng; tổ chức các phong trào thi đua, động viên, khuyến khích và tạo điều kiện để CBVCLĐ của Phòng hoàn thành nhiệm vụ được giao.
b) Lãnh đạo Phòng có trách nhiệm hỗ trợ, tạo mọi điều kiện để Tổ công đoàn hoạt động theo đúng Điều lệ Công đoàn Việt Nam.
Điều 10. Thi hành và sửa đổi bổ sung.
1.Toàn thể cán bộ, viên chức, người lao động thuộc Phòng HCTH và các đơn vị cá nhân có liên quan đến công việc của Phòng HCTH chịu trách nhiệm thực hiện Quy định này. Phụ trách các bộ phận trong Phòng có trách nhiệm phổ biến Quy định này đến toàn thể viên chức, người lao động thuộc bộ phận mình.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc hoặc quy định mới của pháp luật, Lãnh đạo phòng thảo luận và đề xuất điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
Đà Nẵng, ngày 15 tháng 3 năm 2023
TRƯỞNG PHÒNG HCTH
Nơi nhận: (Đã ký)
-Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng
- BGH và các đơn vị, cá nhân (qua website)
- Lưu HCTH
Đỗ Đình Dũng